Medlemsregister
Medlemsregisteret er laga slik at kvart lokallag kan på eiga hand velge
å bruke HyperSys for løpande føring eller lokalt program/rekneark. Ein kan
leggje inn medlem direkte med eit nettskjema eller ved å laste opp eit
rekneark. Uthenting av medlemsliste kan skje til dømes til rekneark.
Sjølbetjening
HyperSys er bygd opp slik at det i meist mogleg omfang er sjølbetjening. Kvart medlem kan sjå historikken sin, sjå kopiar av SMS- og mailmeldingar han/ho har motteke, få kontaktinformasjon til lokallaget han/ho er tilknytta og betale medlemsskapet sitt. Ein kan òg melde seg ut (om aktivert), krysse av for interesseområder ein vil motta nyhende om og reservere seg for anna informasjon ein ikkje vil ha informasjon om.Abonnement
Om foreininga har eit medlemsblad, nyhendebrev (digitalt eller papir), faste oppdateringar og liknande, kan det lett administrerast i HyperSys. Abonnentar kan bli ført opp, både betalande og ikkje-betalande, ein kan bli abonnent på eiga hand og krysse av for interesseområder. Basert på interesseområda kan ein filtrere ut kven ein vil sende ut massemail om. Til dømes, om du reserverer deg mot informasjon om internasjonal aktivitet, kan det bli silt ut. Andre nyttige og mindre nyttige ting å abonnere på kan vere vekentleg mail om kven som har bursdag i organisasjonen (med unntak av dei som har kryssa av for at dei ikkje vil publisere slikt), førehandbeskjedar om driftavbrott som nedetid og meir. Utsending av e-post til dei som abonnerar på slikt kan gjerast direkte i HyperSys.
Konferanser
Påmelding til konferanser skjer lett og effektivt via HyperSys. Du kan ha ulike klassar med deltakarar (arrangørar, deltakarar, foredragshaldare, osv) med ulik pris - frå 0 til fleire tusen ;-). Om prisen ikkje er null kan ein anten velje fakturering i etterkant eller på førehand med VISA/giro. Systemet held orden på kor mange som vil ha overnatting, reisekostnad, godkjente reisekostnadar, oppmøtetid, avreisetid, sakspapir, digitalt/på papir og alt anna du vil ha oversikt over. Det kan haldast innsjekk, og til slutt blir ferdig konferanseprogram med deltakarliste lagra, klart til innrapportering som kurspoeng til staten og støtte frå opplæringsforbund.Møter
Det er alltid styr å halde orden på kven som kjem på styremøter, kven som vil ha ordna overnatting, kva reise kjem på (om sentralleddet skal betale for reisa), kven som ikkje kjem, osv. HyperSys held orden på alt dette, og både sentralleddet og den enkelte som er invitert kan oppdatere informasjon som er relevant. Sakspapir kan leggjast ut, det er purring på dei som ikkje har gjeve svar om dei kjem eller ikkje og om det er viktige sakspapir som dei ikkje har lasta ned. Møtemodulen kan òg nyttast av fylkes- og lokallag.Årsmøte
Dei fleiste som har halde eit årsmøte veit at det er mykje å halde styr på, og papir flyt i alle retninger. Årsmøtemodulen i HyperSys gjev deg eit avbrekk frå dette, og kan ha det meiste digitalt. Påmelding i ulike format (fritt for alle, med tildelte delegatar per lokallag eller andre modellar), purring, eigenandel eller ikkje, observatør/delegat, innsjekk, overdraging av stemmerett, permisjonssøknad, endringsforslag til sakar, nominasjon til val og meir kan gjerast direkte og enkelt. Det vil kutte ned på arbeid for å "punche" informasjon manuelt, senkjer terskelen for å levere forslag og er sjølvsagt meir miljøvennleg og økonomisk. Opprop kan òg haldast effektivt og raskt med statistikk for å sjå om nokon har vore borte frå for mange opprop om foreininga har slike krav.Arrangementoversikt
Om du frå før av bruker HyperSys til årsmøte og/eller konferanser, er det lett å ta steget vidare til å leggje inn ulike arrangement som skjer i foreininga. Dette kan vere lokale arrangement, aksjonar og liknande. Du får opp kven som seier at dei skal dit (enkel skal/skal ikkje-listing om det ikkje er konferanse eller møte med meir avansert påmelding), og oversikta over arrangement kan ein abonnere på med dei fleiste vanlege nyhetsprogram (RSS-feed). Du kan òg vise oversikten på dykkar vanlege nettsider, med mindre arrangementet er markert som privat (t.d. eit møte i ei arbeidsgruppe).Nettbutikk
Bestilling av materiell, på vegne av lokallag eller for eit medlem? Ein simpel nettbutikk held orden på alt. Ein kan betale med kredittkort eller giro. Pakkseddel blir automatisk skrive ut og ein held orden på kva som skal sendast ut.Støttesøknad, tildeling og administrasjon
Skjermskot frå systemet i bruk Dei fleiste har ei støtteordning eller to. I vår modul kan du definere ulike støtteordninger med minste- og makskrav til søknadssum, krav til eigeninntening, dokumentkrav (budsjett o.l.), leggje inn spørjeundersøkelse som må/må ikkje fyllast ut, osv. Dei som er ansvarlege for støtteordninga får beskjed når nye søknadar kjem inn, og kan innvilge støtte. Det opprettast automatisk eit akseptskjema som mottakarane må signere. To personar som representerer dei som har motteke støtta veljer bankkonto og signerer digitalt på tildelinga. Du ser heile tida innkomne søknadar, tildeling og status for ubetaling. Utbetaling kan knyttast til bank for effektiv utbetaling, og rapportar gjev ei god oversikt med den informasjonen du treng. Tildeling av årleg støtte er òg ikkje problem. Fylkeslag kan sjølvsagt òg nytte modulen for fylkeskommunale midler. Hyperion har sjøl brukt systemet i to år og fordelt snart 4.000.000kr
Årsrapport
Ifølge gjeldande forskrifter treng alle lokallag å levere årsrapport til sentralt. Vi har sjølvsagt dette elektronisk via årsrapportmodulen. Årsrapporten inneheld informasjon som styresamansetning, vedtekter, medlemsliste (bekreftelse på at dei som er lagt inn per 31/12 var medlemmer), sists årsmøte og liknande formaliainformasjon. Ein kan òg knytte eit spørjeskjema til årsrapporten slik at ein får inn nyttig informasjon frå lokalt, som til dømes korleis samarbeidet og informasjonsflyten har vore det siste året.Fakturering med purring
Dei fleiste foreininger har behov for å fakturere lokallag, fylkeslag og liknande. Vi har integrert ei enkel faktureringsløysning i systemet som kan brukast for all fakturering eller berre til enkelte behov. Faktura blir sendt via e-post, og ein kan sjølvsagt skrive dei ut om det er meir passande. Foreiningene kan sjå status på faktura (betalt/ ubetalt) og hente ut fakturakopi frå systemet direkte. Du kan òg fakturere eksterne organisasjonar og personar samt purre med e-post, brev og SMS. Mottakarar av faktura kan betale med vanleg giro (med KID), SMS (ved små beløp) eller kredittkort. Modulen er tilpassa fakturering av kontingent og andre ikkje-periodiske faktura.Spørjeundersøkelser
I HyperSys kan du opprette store og små spørjeundersøkelser, som kan avgrensast til berre per invitasjon eller opent for alle å fylle ut. Slike skjema kan òg bli knytta opp til innmelding, fakturabetaling og liknande.
Meldingutsending
Via HyperSys kan du sende ut SMS-meldinger og e-poster til enkeltpersonar, organar som styret til lokallag, sentralstyret, påmeldte til arrangement og liknande. Lokal- og fylkeslag kan få tilgang til å sende meldinger med periodisk fakturering av utgifter.Postarkiv
Skjermskot frå systemet i bruk, statistikkside Om du vil, kan du lagre ein digital kopi av all post foreininga får. Dette gjer at du kan tildele sakar til dei som ikkje er på kontoret, slepp å leite i store bunkar med permar for å finne eit spesifikt brev, kan ha status på kvar sak og lett slå opp viktig informasjon, uansett kor du er. Viktige brev som blir sendt kan sjølvsagt òg lagrast. Det er heller ikkje berre for sentralt, fylkes- og lokallag kan òg nytte denne modulen. Det er støtte for to modusar: berre informasjon om brev og informasjon+digital kopi av brev.